Atendimento ao cliente whatsapp: Como fazer o acompanhamento processual?

Atendimento ao cliente whatsapp ainda é um desafio para empresas que recebem muitas dúvidas repetidas e enfrentam sobrecarga no suporte. A falta de informações claras em tempo real pode gerar frustração, ligações constantes e perda de confiança do cliente.

Neste conteúdo, você vai entender como transformar o WhatsApp em um canal eficiente de acompanhamento processual, usando automação, mensagens estratégicas e ferramentas integradas.

Ao ler até o final, você terá exemplos práticos, dados atualizados e soluções que ajudam a reduzir o retrabalho, aumentar a satisfação e profissionalizar o atendimento via WhatsApp.

Atendimento ao cliente whatsapp: O que é atendimento processual?

Atendimento ao cliente whatsapp é a prática de usar o WhatsApp como canal para informar clientes, passo a passo, sobre o andamento de processos, pedidos ou serviços contratados.

Por exemplo, imagine uma loja de sapatos que informa sempre que um produto sai e quando será a data prevista de entrega.

Esse tipo de atendimento vai além do suporte reativo. Afinal, antecipa a comunicação e mantém o cliente alinhado a cada etapa, eliminando dúvidas frequentes e reduzindo o número de chamadas para o seu time. É uma pequena ação que pode evitar grandes questões.

Por exemplo, imagine que é a primeira vez que o cliente compra na loja virtual, esse cliente pode ter diversas desconfianças. Dessa forma, se algo atrasar, o cliente pode desconfiar da empresa e cancelar o pedido.

Além disso, o atendimento processual tem como base o envio de mensagens programadas ou automáticas em pontos mais importantes do fluxo do cliente. 

Por exemplo, quando um pedido sai do estoque, uma notificação é enviada; ao chegar com o transportador, outra mensagem alerta sobre o prazo de entrega. Além disso, um aviso finaliza o processo informando que tudo foi concluído.

Leia também: WhatsApp na Jornada do Cliente: Integrando Marketing, Vendas e Pós-vendas em um único canal

Como os avisos automáticos evitam estresse no suporte?

Os avisos automáticos são essenciais para transformar o atendimento ao cliente whatsapp em um sistema proativo e confiável. 

Por exemplo, um chatbot configurado para disparar um aviso sempre que o status do pedido mudar elimina a possibilidade do cliente encontrar um “telefone ocupado” quando entrar em contato e até mesmo perguntar “não sei onde está meu pedido” no relacionamento diário com o cliente.

Dessa forma, o cliente recebe a informação exata no momento certo, sem precisar recorrer ao seu time de atendimento, o que resulta em menos chamados abertos e maior eficiência operacional.

É claro que é necessário utilizar uma API para conectar os dois sistemas, mas ainda sim é possível. Especialmente a forma mais simples com o Zapmizer.

Clique aqui e confira nosso conteúdo sobre como criar um chatbot para suporte técnico, aqui mostramos quais as perguntas fundamentais para seu chatbot.

O impacto de um simples “Seu pedido foi enviado”?

Alguns negócios ainda dispensam o acompanhamento processual por não saber dos efeitos que eles causam. Porém, muitas vezes, uma única mensagem automática, como “Seu pedido foi enviado e chegará em até 3 dias úteis”, gera tranquilidade mesmo para o primeiro cliente.

Afinal, o cliente se sente cuidado e amparado, fortalecendo a percepção de profissionalismo da sua marca mesmo com poucos dias de negócio. Esse cliente tem mais chances de comprar novamente, se foi a primeira vez que comprou nesse exemplo.

Não podemos esquecer que confiança é o ingrediente fundamental para o relacionamento que é essencial para a venda. Dessa forma, toda ação que sua empresa pode fazer para aumentar a confiança do cliente, é melhor.

Clique aqui e confira nosso conteúdo: Onboarding via WhatsApp, aqui mostramos como automatizar o acolhimento e impulsionar as vendas

Atendimento ao cliente whatsapp: Como informar ao cliente em tempo real?

Atendimento ao cliente whatsapp pode ser otimizado com algumas práticas recomendadas. Algumas são manuais e outras podem ser feitas de forma automática.

• Mensagem pós‑compra manual: Assim que o cliente finalizar a compra, envie uma mensagem informando o tempo estimado para a entrega do produto. Por exemplo, “Seu pedido chegou ao nosso centro de distribuição; previsão de chegada: 3 dias úteis.” Dessa forma, é possível gerar confiança desde o primeiro momento.
• Avisos automáticos de status: Configure disparos automáticos para as etapas-chave do processo. Isso significa que, sempre que o pedido for embalado, despachado ou entregue, uma notificação é enviada sem intervenção humana. Além disso, a consistência das mensagens reduz dúvidas e evita retrabalho no atendimento.
• Chatbot para dúvidas frequentes: Utilize um chatbot para responder perguntas recorrentes, como “Qual o prazo de entrega?” ou “Onde está meu pedido?”. Ou seja, o bot fornece respostas imediatas e, quando identifica uma solicitação complexa, encaminha o cliente a um atendente humano.
• Integração com CRM: Integre o WhatsApp ao seu sistema de CRM para centralizar o histórico de conversas. Assim, qualquer agente que assumir o atendimento saberá exatamente em que etapa o cliente se encontra, sem precisar perguntar detalhes repetidos.
• Escalonamento automático: Configure gatilhos que enviem alerta a um atendente sempre que houver um problema, atraso no embarque, por exemplo. Dessa forma, o cliente recebe suporte humano rapidamente quando for realmente necessário, equilibrando automação e toque pessoal.

Atendimento ao cliente whatsapp: Quais as melhores ferramentas para realizar o atendimento processual?

Atendimento ao cliente whatsapp requer soluções que unam automação, CRM e gestão colaborativa. Dessa forma, o Zapmizer se destaca como a melhor solução para automatizar vendas e atendimentos via WhatsApp. 

Afinal, nós criamos essa plataforma pensando desde negócios locais a empresa multinacionais que usam o WhatsApp. Aqui você terá campanhas de mensagens em massa, chatbots com IA e CRM integrado, ele facilita o acompanhamento processual sem sobrecarregar sua equipe.

Por exemplo, usando a API Zapmizer você pode criar fluxos de mensagens que disparam automaticamente quando um novo pedido é registrado no seu sistema de gerenciamento. 

Além disso, o CRM integrado centraliza as conversas e o histórico de cada cliente, tornando simples para múltiplos agentes acessarem e colaborarem no mesmo atendimento.

Por fim, a gestão colaborativa e as campanhas em massa garantem que suas ações de marketing e processos informativos caminhem lado a lado. 

Assim, você comunica status de pedido, promoções e novidades sem perder a consistência e a personalização do canal, reforçando autoridade e confiança na sua operação de atendimento ao cliente whatsapp.

Assim, fica o convite para você e sua empresa testar agora nossa plataforma! Além disso, se ficou com alguma dúvida, entre em contato conosco para saber mais.