Como configurar o agendamento automático no Chatbot?
Por Larissa Ferreira em ChatBot
Neste guia completo, vamos explorar como configurar o agendamento automático no chatbot, uma ferramenta poderosa para otimizar o tempo da sua equipe e melhorar a experiência do cliente. Descubra quais negócios podem se beneficiar dessa tecnologia, aprenda o passo a passo para configurar o agendamento automático com o Zapmizer e confira as melhores práticas para garantir o sucesso da sua estratégia.
Como configurar o agendamento automático no Chatbot: Quais negócios podem se beneficiar?
O agendamento automático no chatbot oferece inúmeras vantagens para diversos tipos de negócios, automatizando processos e proporcionando mais comodidade para clientes e empresas. Veja alguns exemplos:
- Clínicas e consultórios médicos: Reduzem faltas e otimizam o tempo da equipe com lembretes automáticos. O paciente recebe a confirmação e pode reagendar com facilidade.
- Salões de beleza e barbearias: Agendamentos rápidos, sem necessidade de ligações. O cliente escolhe o serviço e profissional disponível na hora.
- Academias e estúdios: Facilitam a marcação de aulas, personalizando horários conforme a agenda do aluno.
- Prestadores de serviço: Desde eletricistas até personal trainers, o chatbot organiza atendimentos sem a necessidade de um assistente.
- Oficinas mecânicas: Permite que clientes agendem revisões ou consertos sem precisar ligar, reduzindo filas e tempo de espera.
- Empresas de turismo: Reservas de passeios e pacotes de viagem de forma automatizada, garantindo praticidade para os clientes.
Além disso, o chatbot pode enviar lembretes, sugerir horários alternativos e até coletar feedbacks após os atendimentos. Isso melhora a experiência do cliente e otimiza a gestão do negócio.
Passo a Passo: Como Configurar o Agendamento Automático no Zapmizer
Agora que você viu que sua empresa pode se beneficiar com o chatbot para agendamento, vamos mostrar como configurar o agendamento automático no Zapmizer.
Configurando o Agendamento Automático: Primeiros Passos no Zapmizer
Para saber como configurar o agendamento online, é necessário criar uma conta no Zapmizer. Você pode testar todos os recursos, basta criar uma conta sem inserir o cartão de crédito.
Clique aqui para criar uma conta no Zapmizer, inserindo e-mail e senha válidos.
- Insira o número da conta comercial do seu negócio através do QR Code assim como WhatsApp Business
- Clique na opção “Fluxos” no canto superior esquerdo.
- Clique em “novo fluxo”, em seguida selecione a opção “Chatbot”
Configurando o Agendamento Automático no Chatbot
Com sua conta no Zapmizer criada, agora é possível configurar o agendamento automático para sua empresa com poucos cliques.
- Clique no quadrado “Gatilho”, escolha o tipo de gatilho “Mensagem recebida” e critério da mensagem como “Qualquer coisa” e selecione “Aplicar”.
- No menu à esquerda, clique em “Texto” e selecione “Adicionar mensagem”. Escreva uma mensagem de saudação informando as opções disponíveis. Por exemplo: “Olá! Bem-vindo ao nosso sistema de agendamentos. Escolha o dia desejado digitando o número correspondente: 1 para Segunda-feira 2 para Terça-feira 3 para Quarta-feira 4 para Quinta-feira 5 para Sexta-feira”
- Conecte essa mensagem ao gatilho inicial arrastando o “+” azul até a caixa de texto criada. Clique novamente em “Texto” e crie uma mensagem como: “Ótimo! Agora escreva o número do melhor horário para você no dia escolhido: 1 para 9h 2 para 10h 3 para 11h”
- Conecte essa mensagem à mensagem anterior utilizando o “+” azul.
Tenha em mente que você pode e deve alterar os horários das mensagens que falamos acima. Aqui estamos apenas mostrando exemplos para ficar mais claro.
- Clique na opção “Texto” no menu no canto esquerdo da sua tela. Clique em “Adicionar mensagem” na aba que apareceu no fluxograma. Em seguida, escreva a mensagem dizendo que o cliente precisa esperar a confirmação do agendamento em alguns minutos.
Confirmação e Atualização de Agendamentos: Dicas Essenciais
Enquanto o agendamento do cliente pode ser feito inteiramente pelo chatbot, é fundamental que a equipe ainda confirme com o cliente. Após o cliente escolher o dia e o horário ideal, a equipe de atendimento precisa verificar se aquele horário está confirmado.
É importante enviar para o cliente uma mensagem personalizada agradecendo para que ele(a) se sinta especial. Um simples “Obrigado por agendar conosco! Estamos ansiosos para te atender” faz toda a diferença.
Caso o horário já tenha sido preenchido, ofereça pelo menos duas opções de dias e horários alternativos para facilitar a escolha. Isso evita frustração e mantém o cliente engajado. Recomendamos que ofereça um outro horário no dia escolhido e outro dia no horário escolhido pelo cliente.
O horário precisa ser sempre após o anterior escolhido pelo cliente. Afinal, a maioria das pessoas agendam após o trabalho ou compromissos.
Além disso, após um horário ser escolhido e confirmado, é necessário mudar as mensagens no chatbot para oferecer apenas os horários livres. Dessa forma, os clientes sempre terão opções atualizadas, reduzindo desencontros e melhorando a experiência de agendamento.
Modifique a partir do tutorial anterior modificando os horários e dias livres. Outra dica útil é configurar lembretes automáticos para evitar faltas.
O chatbot pode enviar uma mensagem um dia antes do compromisso, perguntando se o cliente ainda poderá comparecer. Isso ajuda a evitar ausências e mantém a agenda organizada.
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Melhores Práticas para Otimizar seu Chatbot de Agendamento
Para finalizar nosso conteúdo, vamos mostrar quais as melhores práticas que você precisa seguir para garantir que tudo saia perfeito.
- Evite marcações duplicadas confirmando o horário com a equipe ou utilizando a integração com o Google Agenda. É possível também utilizando um banco de dados interno que podemos explicar em um tutorial avançado aqui no blog.
- Facilite remarcações e cancelamentos informando essa possibilidade para o cliente. Isso melhora a experiência e evita ausências sem aviso.
- Confirme o agendamento enviando lembretes 48 horas antes do agendamento, essa é a melhor forma de evitar faltas.
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