WhatsApp para comunicação do time: Como fazer?

WhatsApp para comunicação da equipe é uma das melhores estratégias que algumas empresas podem adotar para obter os melhores resultados e garantir a produtividade do time. 

Neste conteúdo, vamos mostrar como implementar essa ferramenta para pequenas empresas. Em seguida, abordaremos as vantagens e desvantagens que você deve levar em consideração. 

Por fim, discutiremos como mitigar os problemas que podem surgir ao longo da implementação e uso. Como pode ver, nosso conteúdo está recheado de informações e, por isso, é fundamental que você leia até o final.

WhatsApp para comunicação do time: Como usar para pequenas empresas?

Neste primeiro tópico, vamos falar de duas diretrizes interessantes para maximizar as vantagens do WhatsApp para pequenas empresas, ou seja, empresas com menos de 100 pessoas trabalhando em sua totalidade.

Estabelecendo regras claras

Todo grupo para comunicação da equipe deve ter regras claras para evitar atitudes negativas ou que atrapalhem o fluxo de trabalho. Além disso, é fundamental para garantir o equilíbrio entre a vida pessoal e profissional dos colaboradores. As principais seriam:

• Propósito: Apesar de todos saberem, é fundamental definir o propósito daquele grupo na descrição para evitar que outros temas sejam discutidos.
• Horários de uso: Na descrição do grupo, também é fundamental estabelecer horários nos quais todos podem enviar mensagens e precisam responder.
• Confidencialidade: É fundamental que todos concordem em nunca compartilhar nenhuma informação discutida no grupo com amigos ou familiares.

Crie 3 tipos de grupos

Se sua empresa é considerada pequena pelo número de colaboradores, é interessante que se crie de um a três grupos. 

Se sua empresa tem 10 colaboradores ou menos, um grupo já é suficiente. No entanto, se sua empresa tem mais colaboradores, é interessante ter três tipos abaixo:

• Grupo geral da empresa: Esse grupo é para que os colaboradores recebam anúncios gerais, conquistas que a empresa de forma geral conseguiu e outras informações importantes.
• Grupo do departamento: Cada departamento da sua empresa deve ter pelo menos um grupo com as principais responsabilidades, a etapa em que o departamento está e se a etapa está com o desenvolvimento satisfatório.
• Grupo de projetos: Certos projetos temporários e específicos também precisam de um grupo para garantir que a comunicação seja focada e direta. Além disso, nada impede que cada departamento tenha alguns grupos assim.

WhatsApp para comunicação do time: Vantagens e desvantagens

Agora que você entendeu como implementar a comunicação da equipe para pequenas empresas, vamos falar sobre as vantagens e desvantagens para todas as empresas e por que para algumas empresas não é interessante usar o WhatsApp.

Vantagens de implementar o WhatsApp

A primeira vantagem que temos, e talvez a mais importante, é a acessibilidade da ferramenta. 

Afinal, praticamente todas as pessoas possuem o aplicativo e sabem usá-lo. Isso economiza muito tempo em comparação com uma ferramenta nova e desconhecida. 

Além disso, pelo fato de quase todos terem o WhatsApp em seus celulares, conseguimos resolver problemas de forma ágil com uma simples mensagem, ao invés de uma reunião. 

Por fim, temos o custo-benefício, já que o WhatsApp é gratuito e não requer investimentos adicionais em infraestrutura. Principalmente para empresas pequenas, isso faz uma grande diferença.

Desvantagens de implementar o WhatsApp

A principal desvantagem de implementar o WhatsApp em grandes ou médias empresas é que o WhatsApp possui um sistema de segurança muito frágil para empresas dessa magnitude. 

Afinal, precisamos considerar que, apesar de ter criptografia, o WhatsApp não é uma ferramenta de fácil acesso, ou seja, qualquer pessoa com más intenções pode tentar roubar informações dos grupos e dos colaboradores que estão lá. 

Isso é muito mais difícil quando as empresas têm menos de 100 colaboradores, mas quando se trata de grandes ou médias empresas em uma região, infelizmente, há um alvo. 

Para as pequenas empresas, ainda é seguro porque não há esse alvo e há uma criptografia de ponta a ponta que consegue solucionar grande parte dos problemas envolvendo segurança, roubo de dados e vazamentos.

WhatsApp para comunicação do time: Como mitigar os problemas?

Para finalizar nosso conteúdo, vamos falar sobre como mitigar esses problemas para todas as empresas com três estratégias fundamentais.

Treinamentos regulares

Se sua empresa implementar o WhatsApp como forma de comunicação, é fundamental que ocorram treinamentos regulares. 

Principalmente, os treinamentos devem focar em impedir o vazamento de dados e a entrada de pessoas sem contato com a empresa nesses grupos. 

Recomendamos que esses treinamentos sejam focados em mostrar boas práticas com dinâmicas e alertar os colaboradores sobre os novos e antigos golpes que ocorrem, citando exemplos reais.

Diretrizes para segurança

Antes mesmo de iniciar os treinamentos regulares, é fundamental que todos os colaboradores entendam as diretrizes de segurança e as sigam para evitar problemas para a empresa e para os próprios colaboradores. 

As diretrizes variarão de acordo com sua empresa, pois cada setor possui necessidades diferentes. É importante que todos conheçam essas diretrizes para que, quando um erro ocorrer, todos tenham consciência sobre ele. 

Quando as lideranças criarem essas diretrizes, é muito importante se basear em algo que já existe no mesmo setor. Afinal, sua empresa não será a primeira a estabelecer diretrizes. 

Dessa forma, verificar as diretrizes que já funcionam e apenas adaptar o necessário é a melhor opção.

Identifique o momento de uma reunião

Por fim, é necessário identificar o momento de uma reunião. Todos nós sabemos que grupos no WhatsApp evitaram diversas reuniões que impactam diretamente na produtividade do time. 

Entretanto, para informações sensíveis ou estratégias fundamentais, é fundamental uma reunião presencial com os colaboradores que estão cuidando daquele projeto ou os colaboradores daquele setor. 

Uma ótima forma de identificar se é o momento de uma reunião ou apenas um áudio no WhatsApp é imaginar o resultado caso essa informação fosse vazada. 

É claro que toda informação vazada é negativa, mas fazer esse exercício garante que as informações e estratégias mais sensíveis permaneçam com uma dose a mais de segurança. 

Outra dica também é estabelecer reuniões regulares para garantir que sempre haja uma janela para discutir essas informações mais sensíveis.

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