Mensagem de ausência no WhatsApp: Melhor estrutura para escrever uma!
Por Stella Caroline em WhatsApp Marketing
A mensagem de ausência no WhatsApp é frequentemente subestimada, mas, na realidade, desempenha um papel crucial na gestão das expectativas dos clientes.
Com efeito, essa mensagem informa os clientes sobre a sua indisponibilidade e estabelece uma comunicação clara sobre quando eles podem esperar uma resposta.
Neste conteúdo, vamos explorar detalhadamente a importância dessa mensagem e fornecer orientações práticas sobre como escrevê-la de forma eficaz.
Assim, você aprenderá não apenas a criar uma mensagem de ausência adequada, mas também a garantir que ela contribua para uma experiência de atendimento mais transparente e organizada.
Por que é importante ter uma?
A mensagem de ausência no WhatsApp é fundamental para uma comunicação clara e organizada, especialmente para a empresa.
Para entendermos melhor a importância dessa aparentemente simples mensagem, precisamos, primeiramente, nos colocar na posição do usuário comum por um instante.
Quando alguém envia uma mensagem para um amigo ou familiar no WhatsApp, espera-se uma resposta instantânea ou algo próximo disso.
No pior cenário possível, a pessoa sabe que o familiar ou amigo recebeu a mensagem.
Dessa forma, a magia da instantaneidade do WhatsApp se tornou tão comum que passou a ser exigida entre os usuários.
Portanto, é quase inadmissível não responder aos seus contatos no mesmo dia ou, no máximo, na mesma semana, certo? Essa velocidade impõe às empresas que utilizam esse canal de comunicação a mesma cobrança.
No entanto, isso não significa que o WhatsApp seja ruim. É apenas a forma como a plataforma funciona! Assim, precisamos entender esse aspecto para nos adequarmos enquanto empresa, e tudo parte desse hábito do usuário comum.
Evita frustração
Com base em tudo o que falamos anteriormente, o principal objetivo dessa mensagem é justamente evitar a frustração do cliente.
Afinal, tudo o que o cliente espera é uma resposta; portanto, ao receber uma mensagem de ausência enviada automaticamente, essa frustração é reduzida ou até eliminada.
Além disso, quando a mensagem é bem elaborada, ela consegue direcionar o cliente para alternativas, seja dentro do WhatsApp ou em outros canais de atendimento.
Dessa forma, essa organização permite que a credibilidade da sua empresa permaneça irretocável, mesmo que o primeiro contato do cliente seja uma mensagem de ausência.
Em resumo, ao implementar uma mensagem de ausência eficaz, você mantém a confiança do cliente e garante uma experiência mais positiva, apesar da ausência temporária.
Diferencial competitivo
Quando sua mensagem inclui uma data estimada de retorno para o cliente, você consegue definir novas expectativas que, por sua vez, reduzem a frustração e colocam sua empresa à frente da concorrência que utiliza uma mensagem de ausência padrão.
Afinal, não basta simplesmente informar ao cliente que ele precisa aguardar o retorno do time de atendimento. É necessário ser assertivo e utilizar essa mensagem não como uma falha, mas como uma vantagem estratégica para a sua empresa.
Em outras palavras, ao fornecer uma data estimada, você melhora a experiência do cliente e demonstra um compromisso com a transparência.
Vamos, portanto, explicar melhor como implementar essa estratégia nos próximos tópicos.
Mensagem de ausência no WhatsApp: Qual a estrutura ideal para sua empresa?
Agora que você entendeu a importância dessa mensagem, podemos apresentar a estrutura ideal que ela precisa ter para garantir assertividade e evitar os principais problemas que discutimos anteriormente.
Estrutura para mensagem de ausência no WhatsApp
A estrutura ideal para a sua empresa segue os seguintes itens, e cada um deles representa um ou, no máximo, três parágrafos:
- Saudação formal ou acolhedora
- Informação sobre a ausência
- Opções para contato
- Agradecimento e encerramento
A saudação formal ou acolhedora deve se adequar ao setor da sua empresa. Dependendo do contexto, você pode usar expressões como “Olá”, “Oi” ou até mesmo “Prezado(a)”. Sempre inclua o nome do cliente ou da pessoa que está fazendo o contato logo após a saudação. Isso estabelece uma conexão mais próxima entre a empresa e o cliente desde o primeiro contato, além de demonstrar personalização.
Em seguida, informe sobre a ausência. Especifique o período de ausência; se não houver um período definido, avise que a mensagem foi enviada fora do horário de funcionamento e indique qual é o horário de funcionamento. Caso a ausência se deva a um motivo atípico, como um feriado, informe o dia exato em que a empresa voltará a funcionar normalmente.
Depois, inclua parágrafos sobre outras opções de contato além do WhatsApp. Algumas opções comuns são telefone, site ou e-mail. No entanto, abordaremos uma alternativa ainda mais interessante no último tópico deste conteúdo.
Por fim, é necessário incluir um parágrafo de agradecimento e encerramento pela compreensão do cliente. Isso não apenas demonstra cortesia por parte da empresa, mas também respeito por cada cliente. Para finalizar, é possível utilizar “Atenciosamente” antes do nome da empresa.
Dicas extras para tornar sua mensagem ainda mais assertiva
Para finalizar este tópico, aqui estão algumas dicas extras para tornar sua escrita ainda mais simples e o texto final ainda mais assertivo:
- Mantenha a mensagem direta e clara, sem desviar do objetivo central, que é informar ao cliente que não há atendentes disponíveis no momento.
- Escolha o tipo de saudação de acordo com o público da sua empresa e a mensagem que deseja transmitir. Lembre-se de que o motivo da ausência também pode influenciar esse aspecto, como no caso de um falecimento de um membro da empresa.
- Ofereça apenas opções de contato que possibilitem ao cliente obter atendimento imediato, como um chatbot no site da empresa, FAQs e outras formas que possam solucionar o problema imediatamente. Se não houver alternativas disponíveis, apresentaremos a melhor solução no próximo tópico.
Mensagem de ausência no WhatsApp: Como o Zapmizer vai ajudar sua empresa nessa mensagem?
O Zapmizer é nossa plataforma CRM projetada para potencializar a estratégia da sua empresa no WhatsApp. Para criar uma mensagem de ausência eficaz no WhatsApp, utilize nosso criador de chatbot. Esse recurso permite que você insira a mensagem de ausência e ofereça outras opções para o cliente.
Assim, você pode conectar diretamente outras opções de contato no chatbot ou até mesmo criar um FAQ dentro dele. Com isso, o cliente pode esclarecer dúvidas relacionadas ao motivo do contato, eliminando completamente qualquer frustração.
Além disso, essa é apenas uma das formas de otimizar a mensagem de ausência no WhatsApp. Você também pode agendar compromissos pelo chatbot, iniciar o onboarding do cliente e explorar muitas outras funcionalidades.
Clique aqui e confira mais detalhes sobre a nossa plataforma. Quer saber o melhor de tudo? Você pode utilizar nossa plataforma por 15 dias de graça sem colocar seu cartão de crédito ou qualquer outro compromisso.
