Mensagens automáticas no WhatsApp: 12 cuidados essenciais!

No cenário atual, utilizar mensagens automáticas no WhatsApp para clientes pode ser um grande trunfo, especialmente porque o aplicativo se consolidou como uma das principais ferramentas de comunicação entre empresas e consumidores.

No entanto, para que essa estratégia seja verdadeiramente eficaz, é necessário prestar atenção a alguns cuidados fundamentais que impactam diretamente a experiência do cliente.

Em um ambiente onde a comunicação é ágil e direta, garantir que a mensagem não só seja entregue, mas também bem recebida, é essencial!

Portanto, se você busca fortalecer o relacionamento com seus clientes e aumentar a satisfação, continue a leitura.

Neste blog, vamos explorar 12 cuidados essenciais para enviar mensagens automáticas no WhatsApp de forma eficiente, mantendo o toque humano e personalizado.

Vamos lá?

A importância do cuidado ao enviar mensagens automáticas

Enviar mensagens automáticas no WhatsApp pode ser uma estratégia incrível, mas é um campo que exige cautela. É fácil cair na armadilha de parecer impessoal ou até mesmo irritante.

Por isso, seguir boas práticas ao configurar suas mensagens automáticas garante não só a eficiência da comunicação, mas também o fortalecimento da confiança do cliente em sua marca. Afinal, ninguém gosta de sentir que está conversando com um robô sem sensibilidade ou contexto, certo?

A personalização e o toque humano são os diferenciais que podem colocar sua empresa à frente.

Saiba mais: Personalização de mensagens automáticas: como e por que fazer?

12 Principais Cuidados

Agora, vamos direto ao ponto! Confira abaixo os principais cuidados para garantir que suas mensagens automáticas sejam bem-sucedidas!

1. Use gênero neutro nas mensagens

Imagine a situação: o cliente recebe uma mensagem que pressupõe seu gênero. Isso pode causar desconforto, mesmo que não intencional.

Portanto, usar uma linguagem neutra é uma prática inclusiva que atende a todos, garantindo que o cliente não se sinta deslocado ou desvalorizado.

Em vez de “Prezado cliente”, por exemplo, opte por saudações como “Olá, como posso ajudar?” ou “Olá, tudo bem?”. Simples, mas eficaz!

2. Modere a quantidade de perguntas

De fato, perguntas podem ser úteis para coletar informações, mas, em excesso, podem confundir ou até irritar.

Quando o cliente recebe uma sequência de perguntas, pode sentir que está em um interrogatório.

Então, seja objetivo, faça apenas as perguntas essenciais e facilite o processo de resposta. Menos é mais, e a clareza é sempre bem-vinda!

3. Mantenha um tom cordial e atencioso

Mesmo que a mensagem seja automatizada, o cliente precisa sentir que há uma preocupação genuína por trás dela.

Para isso, usar um tom cordial, que demonstra empatia, é fundamental para criar esse vínculo. Não é só sobre resolver o problema do cliente, mas sim valorizar o relacionamento em cada interação.

Algo simples como “Estamos aqui para ajudar!” pode fazer toda a diferença!

4. Personalize o atendimento

Aqui está um ponto que não pode ser negligenciado: personalização.

Usar o nome do cliente ou o nome da empresa dele faz com que a mensagem tenha um toque mais humano, mais próximo.

Em vez de uma mensagem genérica, o cliente sente que há um cuidado em tratar cada um de forma exclusiva. E convenhamos, todos gostamos de nos sentir especiais, não é?

5. Ofereça contato com atendentes humanos

A automação é excelente para otimizar o atendimento, mas há momentos em que o cliente deseja falar com uma pessoa real.

Dito isso, disponibilizar a opção de transferência para um atendente humano garante uma experiência mais completa e resolve questões que as respostas automáticas não conseguem cobrir.

Consequentemente, isso traz mais confiança para o cliente, que se sente amparado.

6. Facilite as respostas com opções numéricas

Quando falamos de agilidade, nada melhor do que facilitar o processo de resposta.

Para isso, usar opções numéricas é uma solução simples, mas poderosa.

Por exemplo, ao oferecer ao cliente as opções “1 para mais informações”, “2 para falar com um atendente”, você reduz o tempo gasto pelo cliente para encontrar o que precisa. Rapidez e simplicidade são essenciais aqui!

7. Planeje a Jornada do Cliente

Planejar a jornada do cliente é fundamental para que ele não se perca no meio do caminho.

Portanto, as mensagens devem ser pensadas de maneira estratégica, conduzindo o cliente de forma clara e objetiva até a solução desejada.

Para isso, mapeie o percurso, antecipe possíveis dúvidas e ofereça respostas claras. Quanto menos barreiras o cliente encontrar, melhor será a experiência dele!

Saiba mais: WhatsApp na Jornada do Cliente: Integrando Marketing, Vendas e Pós-vendas em um único canal

8. Humanize a Comunicação

Mesmo em mensagens automáticas, a comunicação não precisa ser fria ou mecânica. Utilize uma linguagem calorosa e acolhedora, que reflita o estilo de comunicação da sua marca.

Em vez de “Sua solicitação foi recebida”, que tal “Recebemos seu pedido! Estamos trabalhando nele com carinho para te atender o mais rápido possível”? Faz toda a diferença!

9. Informe o tempo de resposta

Uma das maiores frustrações dos clientes é a falta de clareza sobre quando vão receber uma resposta.

Portanto, estabeleça expectativas claras. Ao informar o tempo de resposta, o cliente sabe exatamente quando poderá esperar um retorno, evitando frustrações.

Algo como “Nossa equipe responderá em até 2 horas” é simples e evita o desgaste da espera.

10. Especifique informações necessárias

Para agilizar o processo, seja claro sobre quais dados o cliente precisa fornecer. Dessa forma, você evita trocas de mensagens desnecessárias e torna o atendimento mais ágil.

Por exemplo, ao pedir o número do pedido ou CPF desde a primeira mensagem, você já adianta parte do processo e facilita a solução do problema.

11. Apresente os colaboradores

Ao se identificar, os colaboradores criam uma conexão mais pessoal com o cliente. Se o cliente sabe com quem está falando, ele se sente mais amparado e acolhido. Algo simples como “Olá, eu sou a Ana, e estou aqui para te ajudar!” já muda a percepção da conversa, tornando-a mais amigável e menos automática.

12. Informe os horários de atendimento

Seja transparente sobre os horários de atendimento. Evite expectativas erradas informando, desde o início, em quais horários sua equipe está disponível.

Assim, o cliente já sabe quando pode contar com o atendimento e evita ficar frustrado por não receber uma resposta imediata fora do expediente.

Torne suas mensagens automáticas um diferencial para encantar seus clientes!

Como você já sabe, enviar mensagens automáticas no WhatsApp é uma excelente forma de otimizar o atendimento, mas é fundamental incorporar um toque humano e prestar atenção aos detalhes para oferecer uma experiência de qualidade.

Ao aplicar esses 12 cuidados, você estará fortalecendo a relação com seus clientes, garantindo uma comunicação eficiente, personalizada e, acima de tudo, humanizada.

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12 Cuidados importantes ao enviar mensagens automáticas no WhatsApp